HP INC, Las Fuentes

Abstract

Este documento aborda la optimización de los procesos de conciliación financiera dentro de HP Inc., con un enfoque particular en la automatización de la identificación y seguimiento de cuentas no conciliadas. El alcance primario del proyecto es mitigar las ineficiencias inherentes a un proceso previamente manual, que generaba demoras significativas y exponía a la organización a potenciales riesgos de cumplimiento. Se busca establecer un flujo de trabajo que no solo acelere la identificación de discrepancias, sino que también fomente la adhesión proactiva a las políticas internas de “compliance” por parte de los usuarios. La intervención propuesta se justifica por la necesidad imperativa de mejorar la integridad de los datos financieros y la eficiencia operativa del equipo de soporte. La elaboración de este proyecto siguió una secuencia metodológica estructurada, fundamentada en la observación directa y el análisis crítico de los flujos de trabajo existentes. Inicialmente, se realizó un diagnóstico exhaustivo del proceso de conciliación actual, identificando los puntos de fricción, las dependencias manuales y los cuellos de botella que impactaban negativamente la productividad y la capacidad de respuesta. Este diagnóstico incluyó el análisis de la interacción constante entre el equipo de soporte y los usuarios, comprendiendo las demandas recurrentes de los usuarios y las expectativas de cumplimiento por parte del equipo. Mi experiencia como especialista en soporte de herramientas de conciliación fue fundamental en cada etapa. Durante años, he gestionado la generación manual de reportes mensuales para identificar cuentas abiertas y sin conciliar, así como la comunicación directa con los responsables de dichas cuentas. Esta vivencia práctica me proporcionó una comprensión profunda de las deficiencias del sistema actual y las oportunidades de mejora. La identificación de la necesidad de automatización surgió precisamente de la reiteración de tareas susceptibles de ser optimizadas y de la búsqueda constante de soluciones que trasciendan la mera resolución de problemas reactivos. La secuencia de desarrollo incluyó, por tanto, la conceptualización de una solución automatizada, la definición de los requisitos funcionales para la recolección de datos sobre el estado de las cuentas, y la estructuración de un sistema de notificaciones y seguimiento que agilice la resolución. El objetivo es transformar una tarea laboriosa y propensa a errores humanos en un proceso eficiente y proactivo, liberando recursos del equipo de soporte para actividades de mayor valor estratégico y asegurando un monitoreo continuo del cumplimiento normativo. Este proyecto representa una mejora sustancial en la gestión de las conciliaciones, promoviendo la responsabilidad del usuario y fortaleciendo la posición de cumplimiento de la compañía.