Reporte ejecutivo del proceso de consultoría colaborativa en etapa de implementación en empresas de construcción de instalaciones eléctricas y electromecánicas, servicios de diagnóstico de calidad de energía, diseño e inspección, proyectos y evaluación de espacios de iluminación industrial, residencial, oficinas y venta de equipo para iluminación

Abstract

El proyecto se llevó a cabo en dos empresas PyMEs que pertenecen a un corporativo formado por tres unidades de negocio con las que se desarrolló la tercera fase de implementación del proceso de consultoría colaborativa. La primera empresa se especializa en construir instalaciones eléctricas y electromecánicas y en el diagnóstico de calidad de energía, diseño e inspección de estas. La segunda empresa ofrece servicios y asesoramiento en proyectos de iluminación, estudios de iluminación y calidad en áreas de trabajo, para dar soluciones integrales. Todo esto se lleva a cabo aplicando las normas nacionales de calidad NOM y de estudios de iluminación pertinentes. El propósito consistió en recopilar datos fundamentales de la empresa asignada para definir las Áreas Claves de Desempeño (ACDs) y Capacidades Empresariales que deben ser desarrolladas en la empresa para mejorar y apropiarse de un modelo y practicas estratégicas para su crecimiento, mejora y desarrollo. Para evaluar, se utilizaron herramientas que proporcionaron datos significativos con tres tipos de análisis: uno centrado en el diagnóstico interno, otro en el diagnóstico externo y un tercero en el análisis estratégico. Este proceso se llevó a cabo durante el periodo de otoño de 2023. Durante este periodo, de otoño de 2024, a través del PAP Consultoría para la Competitividad en PyMEs, se realizó un tercer proceso de implementación en consultoría colaborativa basado en los resultados obtenidos de los Proyectos de Aplicación Profesional de los ciclos anteriores (otoño de 2023, primavera de 2024 y verano 2024) y en la información de análisis obtenida en la primera semana de trabajo con las empresas, por medio de entrevistas e interacción con los directivos y colaboradores. Las sesiones de trabajo se acordaron los días jueves de cada semana a partir de la segunda semana del inicio del PAP hasta la semana 14 del periodo académico. Se ha trabajado con ambas unidades de negocio desde otoño de 2023, durante el cual se llevó a cabo un proceso de consultoría en diagnóstico colaborativo y se realizaron las primeras implementaciones preliminares. Durante este proceso, se desarrollaron los siguientes formatos, herramientas y documentos: Otoño 2023: • Plantilla de resultados y balance general, • Plan de bonos e incentivos, • Mapa de procesos, • Mapa de procesos de calidad y • Manual de roles y responsabilidades (Matriz RASCI). Una vez analizados todos los factores, se determinó que se dará seguimiento a las Áreas Claves de Desempeño (ACDs) y a las capacidades empresariales desarrolladas durante el periodo de Diagnóstico Colaborativo. Con base a esta información, durante el periodo de primavera de 2024 se empezó la primera fase de implementación, donde se desarrollaron los siguientes productos, de los cuales algunos llegaron a ser implementados: Primavera 2024: Para la ACD de Desarrollo del Talento Humano se entregaron las siguientes herramientas/productos: • Análisis de estatus de matriz RACI, • Análisis de estatus de plan de bonos e incentivos, • Manual de perfiles de puesto, • Propuesta de organigrama, • Propuesta de diseño de credencial corporativa, • Documento con las políticas y restricciones del uso del equipo de apoyo y • Formato de responsivas empresariales. Para la ACD de Sistemas de Calidad se entregaron los siguientes elementos: • Mapa de procesos general actualizado, • Procedimientos internos documentados y • Mapa de procesos de calidad actualizado. Por último, para la ACD de Sistemas Financieros y de Comercialización (ventas y mercadotecnia) se proporcionaron las siguientes herramientas: • Desarrollo de herramienta de benchmarking, • Desarrollo de personalidad de marca, • Desarrollo de brief de marca, • Estrategia de posicionamiento y plan de marketing digital, • Documento para nuevo formato de página web, • Desarrollo de perfil de clientes, • Documento con potenciales exposiciones y ferias con requisitos de ingreso, • Implementar y analizar razones financieras y estados financieros, • Manual de uso e interpretaciones de razones financieras, • Formato para análisis de costos por proyecto, • Propuesta de esquema de control de cambios y • Análisis de estatus de estado de resultados y balance general. El siguiente ciclo marca la segunda fase de implementación del proyecto de consultoría colaborativa. Durante el periodo de verano 2024, se enfocó en, no solo monitorear las implementaciones del periodo anterior, sino también en generar herramientas y productos de apoyo para facilitar su implementación. Estas fueron: Verano 2024: Dentro de la ACD de Desarrollo del Talento Humano, se entregaron los siguientes documentos: • Propuesta de presupuesto para bonos e incentivos (un formato de costos por bono), • Propuesta de diseño de nuevos uniformes por jerarquía y • Formato base para el desarrollo de políticas internas. Antes de desarrollar los productos de la ACD de Sistemas de Calidad, primero se modificó su nombre y fue denominada “Gestión del Sistema de Calidad” debido a que la empresa identificó la necesidad e importancia de gestionar su sistema de calidad. Por lo tanto, dentro de la nueva ACD de Gestión del Sistema de Calidad, se desarrollaron los siguientes elementos: • Mapas de los procesos involucrados en el macroproceso, • Manual de interpretación y buenas prácticas para el modelado de procesos, • Formato sobre documentación de procedimientos modificado y validado y • Proceso de inducción al formato de procedimientos con apoyo visual. Por último, para la ACD de Sistemas Financieros y de Comercialización (ventas y mercadotecnia) se trabajó en: • Análisis de las herramientas entregadas en primavera 2024, • Plantilla para realizar una base de datos de los clientes, • Instructivo de trabajo, • Guion para el proceso de atención al cliente y comercialización y • Documento con plantillas y características necesarias de publicaciones en medios digitales. Las implementaciones de ese periodo representaron una mejora significativa en varios aspectos clave, como el desarrollo del talento humano, la calidad de los procesos internos, la eficiencia financiera y el fortalecimiento de las empresas en el mercado. En resumen, estas acciones contribuyeron, de manera notable, al desarrollo integral y sostenible de la empresa, permitiéndole alcanzar nuevos niveles de éxito y competitividad en su industria. Otoño 2024: El periodo de otoño de 2024 representa la tercera fase de implementación y el último ciclo de trabajo con la empresa, es decir, este periodo marca el cierre del proyecto de consultoría colaborativa. En este periodo, se dejó de trabajar con las anteriores ACDs, debido a su alto nivel de desarrollo y se determinaron, junto con la empresa, dos áreas nuevas:

La ACD de Gestión de los Sistemas Administrativos y La ACD de Gestión del Sistema de Calidad y de Operaciones. Estas ACDs fueron presentadas a los directivos y los colaboradores de la empresa. Donde, finalmente, las fueron validadas y confirmadas por los mismos. En detalle, durante el periodo de otoño de 2024, se realizó un cambio en las ACDs. Las ACDs de “Desarrollo del Talento Humano” y “Sistemas Financieros y de Comercialización” se comprimieron dentro de una misma, la cual se denominó “Gestión de los Sistemas Administrativos”; así mismo, a la ACD de “Gestión del Sistema de Calidad” se le agregó el área operativa, por lo cual, ahora se denomina “Gestión del Sistema de Calidad y de Operaciones”.

Al finalizar el periodo, dentro de la ACD de Gestión de los Sistemas Administrativos, se entregó lo siguiente: • Excel con la clasificación de costos y gastos del flujo de efectivo de la empresa, • Matriz para monitorear fechas de entrega y resultados contables con el despacho contable, • Service Blueprint del área operativa de dictámenes, • Propuesta de formularios de satisfacción para visitas, • Monday Forms exclusivo para los clientes recurrentes, • Documento con información sobre el estudio de mercados de Estados Unidos y Canadá complementado con la información financiera y contable que se requiere para la internacionalización, e • Informe de detección de necesidades de capacitación a nivel gerencial y propuesta de capacitación. Del mismo modo, dentro de la ACD de Gestión del Sistema de Calidad y de Operaciones, se entregó: • Mapa del proceso de proveedores actual (as-is) y deseado (to-be), • Informe del problema con proveedores, • Mapa de procesos del periodo anterior actualizados y • Mapas de subproceso de visitas y de revisión de informes. Las implementaciones realizadas en esta última fase de implementación completan el ciclo integral del proceso de consultoría, incrementando el valor de los esfuerzos realizados a lo largo de un año y medio. Además, estas implementaciones reflejan el compromiso de la empresa de continuar su desarrollo de manera sostenible y con responsabilidad social. A lo largo de este reporte, se describe el proceso de cómo se concretaron estos productos, así como los resultados, impactos y el valor que agregaron a la empresa durante y al final de periodo.